Au printemps de chaque année, il faut se préoccuper des congés annuels. D’une part au 30 avril c’est la fin de la période de prise des congés de l’année précédente et d’autre part, à partir du 1er mai s’ouvre une nouvelle période de prise de congés, d’où des dates à fixer.
1. L’acquisition des congés
1/ Le principe c’est que le salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables par période de douze mois.
Bien entendu, les conventions collectives et les usages peuvent augmenter cette durée, par exemple à partir de 10 ans d’ancienneté.
2/ Pour déterminer la durée annuelle acquise, il faut totaliser les périodes travaillées ainsi que les périodes d’absence assimilées à du temps de travail effectif.
Quelles sont-elles ?
Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé:
- les périodes de congé payé,
- les périodes de congé maternité, paternité et d’adoption, adoption et éducation des enfants,
- les repos compensateurs liés aux heures supplémentaires,
- les jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail,
- les périodes, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an, pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle.
Là encore, les conventions collectives peuvent améliorer le minimum légal, par exemple en augmentant la période d’assimilation à du travail effectif ou en créant de nouveaux cas (par exemple prévoir que la maladie non professionnelle n’entraîne pas de réduction de droits à
congés pendant une certaine durée).
3/ Il faut procéder ensuite au calcul de la durée acquise :
12 mois de travail effectif OU 12 fois 4 semaines de travail effectif OU 12 fois 24, 22 ou 20 jours de travail effectif selon que le travail est réparti sur 6 ou 5,5 OU 5 jours > 30 jours ouvrables
4/ Le décompte en jours ouvrables
Les congés se décomptent en jours et non en heures.
Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine, à l’exception :
- du dimanche (ou du jour de repos le remplaçant dans l’entreprise),
- des jours fériés chômés dans l’entreprise.
Le premier jour ouvrable décompté est le premier jour où le salarié aurait dû travailler.
Le dernier jour coïncide avec le dernier jour ouvrable avant la reprise.
5/ Le décompte en jours ouvrés
Les jours ouvrés sont ceux qui sont collectivement travaillés dans l’entreprise, c’est-à-dire les jours d’ouverture de l’entreprise.
Il est possible de décompter les jours de congé en jours ouvrés et non en jours ouvrables, sous réserve que le décompte ne soit pas moins favorable.
Cass. Soc. 16 février 1999 n°96-43.032
« Mais attendu que le calcul des congés payés doit, en principe, être effectué à partir des jours ouvrables, ce décompte peut également être déterminé à partir des jours ouvrés dès lors qu’il garantit aux salariés des droits au moins égaux résultant de la loi ».
6/ Les salariés à temps partiel
Les salariés travaillant à temps partiel bénéficient des congés payés dans les mêmes conditions que les salariés travaillant à temps complet.
Le salarié à temps partiel a droit à un congé dont la durée est égale à celle du congé d’un salarié à temps plein.
Le point de départ des congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’était pas parti en congé et la fin c’est le dernier jour ouvrable avant la reprise.
2. La prise des congés annuels
1/ Détermination de la période
La période de prise des congés payés est fixée par les conventions ou accords collectifs de travail. Elle comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
A défaut de convention ou accord collectif de travail, cette période est fixée par l’employeur en se référant aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise (et à l’avenir du CSE).
2/ Les cas particuliers
Il est possible de prendre les jours de congés dès l’ouverture du droit, sans préjudice des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs et des règles de fractionnement du congé.
Des règles particulières s’appliquent en cas de décompte annuel du temps de travail. En effet, si en vertu d’une disposition légale, la durée du travail d’un salarié est décomptée à l’année, une convention ou un accord collectif étendu ou une convention ou un accord collectif d’entreprise ou
d’établissement peut prévoir que les congés ouverts au titre de l’année de référence peuvent faire l’objet de reports. Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.
3/ Information des salariés
La période des congés payés doit être portée dans tous les cas à la connaissance du personnel au moins deux mois avant son ouverture.
A l’intérieur de la période de congés et à moins que l’ordre des départs ne résulte des stipulations des conventions ou accords collectifs de travail ou des usages, cet ordre est fixé par l’employeur après avis, le cas échéant, des délégués du personnel.
Pour fixer l’ordre des départs, l’employeur tient compte :
- de la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité,
- de la durée de leurs services chez l’employeur,
- le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ.
Les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.
L’ordre des départs en congé est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ et affiché dans les locaux normalement accessibles aux salariés.
La modification de l’ordre des départs en congé est impossible dans le mois précédant la date effective du départ sauf :
- circonstances exceptionnelles,
- accord des parties.
En cas de non respect des dates par l’employeur en l’absence de circonstances exceptionnelles, le refus du salarié des nouvelles dates ne constituent pas un acte fautif de sa part.
4/ Le fractionnement du congé
Lorsque le congé ne dépasse pas douze jours ouvrables, il doit être continu.
Lorsque le congé principal est d’une durée supérieure à douze jours ouvrables et au plus égale à vingt quatre jours ouvrables, il peut être fractionné par l’employeur avec l’accord du salarié. Dans ce cas, une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire.
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder vingt-quatre jours ouvrables.
Lorsque le congé est fractionné, la fraction d’au moins douze jours ouvrables continue est attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de cette période. Il est attribué deux jours ouvrables de congé supplémentaire lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de cette période est au moins égal à six et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours.
Les jours de congé principal dus en plus de vingt-quatre jours ouvrables ne sont pas pris en compte pour l’ouverture du droit à ce supplément.
Des dérogations peuvent être apportées aux dispositions ci-dessus, soit après accord individuel du salarié, soit par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement.
Le droit à congé supplémentaire nait du seul fait du fractionnement des 4 premières semaines.
Il nait du seul fait du fractionnement, quel qu’en soit l’initiateur. Une note de service est inopposable au salarié.
La renonciation aux jours de fractionnement ne se présume pas.
Lorsque le congé s’accompagne de la fermeture de l’établissement, le fractionnement peut être réalisé par l’employeur sur avis conforme des délégués du personnel ou, à défaut de délégués, avec l’agrément des salariés.
Le fractionnement entre les 4 premières et la 5ème semaine est obligatoire pour la cinquième semaine sauf en cas de contrainte géographique (principalement pour les travailleurs étrangers) :
- par accord individuel du salarié,
- par accord collectif.
Ce fractionnement ne donne lieu à aucun jour de congé supplémentaire.
3. L’indemnité de congés payés
1/ Le salaire pendant la prise de congés annuels
L’indemnité de congé payé est égale au 1/10ème de la rémunération perçue par le salarié au cours de la période de référence qui va du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N, les congés payés se prenant au cours de l’année N et de l’année N+1.
Le salaire théorique est maintenu en fonction :
- du salaire perçu pendant la période précédant le congé,
- de l’horaire qui aurait été celui du salarié s’il avait travaillé pendant le congé (c’est-à-dire : heures supplémentaires, de nuit, de dimanche comprises).
L’employeur a l’obligation d’effectuer le double calcul et de verser au salarié le montant le plus favorable.
2/ L’indemnité compensatrice de congés payés
L’indemnité compensatrice de congés payés est attribuée dans les cas où le salarié n’a pas pu prendre la totalité de ses congés payés, du fait de la rupture de son contrat de travail.
Celle-ci est due, qua la résiliation résulte du fait du salarié ou du fait de l’employeur, quelle que soit la gravité de la faute commise par le salarié puisqu’elle est désormais dûe y compris en cas de faute lourde.
L’indemnité compensatrice de congés payés est égale au 1/10ème de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence, sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler.
Les modalités de calcul sont identiques à celles de l’indemnité de congés payés, la période servant de base de calcul de l’indemnité compensatrice étant distincte de l’année de référence habituelle : elle correspond au temps de travail effectif accompli par le salarié depuis l’ouverture de la dernière période de référence, jusqu’au jour de la rupture du contrat de travail.
La dispense par l’employeur de l’exécution du travail pendant le préavis ne doit comporter, pour le salarié, la diminution d’aucun avantage y compris l’indemnité de congés payés.