Les cotisations de sécurité sociale ainsi que la CSG et la CRDS sont dues « sur toutes les sommes, ainsi que les avantages et accessoires en nature ou en argent qui y sont associés, dus en contrepartie ou à l’occasion d’un travail » (article L136-1-1 du Code de la Sécurité Sociale). Comment les évaluer ?
Le principe
L’avantage en nature consiste en la fourniture ou la mise à disposition par l’employeur d’un bien ou d’un service permettant au salarié de faire l’économie des frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il constitue un élément de rémunération soumis à cotisations.
Il est en principe évalué d’après sa valeur réelle mais certains avantages peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire. A défaut de texte définissant une valeur forfaitaire, l’évaluation se fait à la valeur réelle.
Selon l’avantage, quelle évaluation forfaitaire ?
1. Avantage nourriture
Lorsque l’employeur fournit la nourriture, la valeur de cet avantage est évaluée forfaitairement, quel que soit le montant de la rémunération, à 4,85 € par repas et à 9,70 € par jour en 2019.
S’il y a une participation financière du salarié et que celle-ci est inférieure à l’évaluation forfaitaire de 4,85 €, elle vient en déduction. Il en est ainsi si le salarié contribue à son repas à hauteur de 2 €, l’évaluation de l’avantage en nature est diminué à due proportion.Titres restaurants
La part contributive de l’employeur à l’acquisition de titre-restaurant est exonérée de cotisations sociales, dans la limite de 5,52 € par titre en 2019, dès lors qu’elle est comprise entre 50% et 60% de la valeur libératoire du titre.
Repas en déplacement professionnel
Ne constitue pas un avantage en nature et n’est donc pas intégré dans l’assiette des cotisations le repas du salarié pris en déplacement professionnel, empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et remboursé par l’employeur.
Repas pris par nécessité de service
Ne constitue pas non plus un avantage en nature le repas pris par nécessité de service, prévue conventionnellement ou contractuellement ou résultant d’obligations professionnelles. Sont concernées par exemple les personnes ayant une charge éducative, sociale ou psychologique hors personnel de cantine et de service.
2. Avantage véhicule
L’utilisation privée d’un véhicule mis à la disposition du salarié par l’employeur de façon permanente constitue un avantage en nature. La mise à disposition est permanente « chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser à titre privé – en-dehors du temps de travail – un véhicule professionnel ». La détermination de cet avantage est estimée, selon le choix de l’employeur, d’après sa valeur réelle ou sur la base d’un forfait. La méthode diffère selon l’âge du véhicule et la façon dont l’entreprise en a la jouissance (véhicule en location ou acheté). L’option vaut pour une année.
Véhicule utilitaire
L’évaluation de la mise à disposition permanente d’un véhicule utilitaire peut être négligée dès lors que l’employeur indique dans un écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier écrit ou électronique, etc…) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement. Il doit ainsi démontrer que l’usage est nécessaire à l’activité, que le véhicule n’est pas mis à disposition du salarié de manière permanente et que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun.
3. Avantage logement
Lorsque l’employeur fournit gratuitement ou moyennant une faible participation un logement à son salarié, cet avantage, assujetti à cotisations, peut être déterminé sur la base d’un forfait mensuel établi en fonction du nombre de pièces et du niveau de rémunération, par référence au plafond mensuel de la sécurité sociale.
Le barème intègre les avantages accessoires suivants, limitativement énumérés : eau, gaz, électricité, chauffage et garage.
L’employeur peut aussi estimer l’avantage selon la valeur locative servant de base à l’établissement de la taxe d’habitation ou, à défaut, d’après la valeur locative réelle. Les accessoires sont alors évalués selon leur valeur réelle. L’option vaut pour une année.
Lorsque l’employeur prend en charge directement le loyer du salarié (bail locatif au nom du salarié), cette prise en charge doit être analysée comme un avantage en espèces et non comme un avantage en nature. Dans ce cas, l’ensemble des sommes pris en charge pour le compte du salarié, qu’il s’agisse d’un remboursement ou d’un paiement direct du loyer, doit être soumis au paiement des cotisations de sécurité sociale.
Participation du salarié
Si le salarié paie un loyer au moins égal à la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation, il n’y a pas fourniture d’un avantage en nature assujetti à cotisations.
A contrario, si le loyer est inférieur à cette valeur, il y a avantage en nature : la valeur locative diminuée du montant du loyer est alors réintégrée dans la rémunération.
Par tolérance administrative, cet avantage est négligé si le montant ainsi obtenu est inférieur à la première tranche du barème forfaitaire pour une pièce, soit 70,10 € mensuels en 2019. S’agissant des avantages accessoires au logement (eau, gaz, électricité, garage), ils sont calculés d’après leur valeur réelle sur présentation des factures.
Conjoints travaillant dans la même entreprise
Si l’attribution du logement est prévue dans le contrat de travail d’un seul des conjoints, l’avantage s’ajoute à la rémunération de ce conjoint et son montant est évalué en conséquence. Si l’attribution du logement est prévue par les deux contrats de travail, l’avantage est réparti entre les deux rémunérations pour la moitié de sa valeur.
Logement occupé par « nécessité absolue » de service
Constitue un avantage en nature le logement des salariés logés par nécessité absolue de service. Toutefois, la DSS invite les URSSAF à appliquer un « abattement pour sujétion professionnelle » de 30% sur la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation ou sur la valeur forfaitaire de l’avantage logement. Les avantages accessoires ne bénéficient pas de cet abattement.
4. Outils issus des NTIC
Les téléphones mobiles, micro-ordinateurs portables et autres outils issus des NTIC mis à la disposition du salarié de façon permanente dans le cadre de son activité professionnelle, et au moins en partie utilisés pour un usage privé, constituent des avantages en nature. Il y a mise à disposition à titre permanent chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser à titre privé ces outils.
La détermination de cet avantage est estimée d’après sa valeur réelle ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait correspondant à 10% du coût d’achat public ou du coût annuel de l’abonnement TTC. L’option vaut pour une année.
L’avantage en nature peut être négligé lorsqu’un document écrit de l’entreprise stipule que les outils mis à disposition sont destinés à un usage professionnel ou que leur utilisation par le salarié découle d’obligations professionnelles.
5. Autres avantages
Les avantages en nature, autres que la nourriture, le logement, le véhicule ou les NTIC, sont déterminés d’après leur valeur réelle.
6. Fourniture à tarif préférentiel de produits réalisés ou vendus par l’entreprise
La fourniture au salarié de produits réalisés ou vendus par l’entreprise à des conditions préférentielles ne constitue pas un avantage en nature si la réduction tarifaire n’excède pas 30% du prix public TTC pratiqué par l’entreprise pour le même produit. Pour déterminer le « prix public », l’administration retient le « prix TTC le plus bas pratiqué dans l’année par l’employeur pour la vente du même produit à la clientèle de la boutique ».
La Cour de Cassation a considéré que seuls les biens et les services produits par l’entreprise peuvent être exclus de l’assiette des cotisations, sous réserve que la limite de 30% de rabais soit respectée. Sont donc exclues de cette tolérance les remises accordées sur le prix de produits vendus par des sociétés autres que celles où travaillent les salariés.
Caractère minimal de l’évaluation forfaitaire
Les montants des avantages en nature déterminés sur la base de forfaits sont susceptibles d’être remplacés par des montants supérieurs déterminés soit par convention ou accord collectif, soit d’un commun accord entre le salarié et son employeur.