Lors de la clôture de chaque exercice annuel, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS), afin d’en garantir la transparence. À réception par le greffe, les comptes annuels font l’objet d’une publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.
Si vous souhaitez les rendre confidentiels, nous vous expliquons la marche à suivre.
LE DÉPÔT DES COMPTES ANNUELS
COMMENT OPTER POUR LA CONFIDENTIALITÉ ?
1 - Le dépôt des comptes annuels
Quelles sociétés doivent déposer leurs comptes sociaux ?
Sociétés à responsabilité limitée (SARL : Société à responsabilité limitée et EURL: Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée);
Sociétés de personnes (SNC : Société en nom collectif, société en commandite simple), sauf les SNC dont au moins l’un des associés est une personne physique;
Sociétés par actions (SA: Société anonyme, SAS : Société par actions simplifiée et SCA : Société en commandite par actions)
Sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France;
Sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
Sociétés coopératives agricoles et unions sous certaines conditions.
NB: Les sociétés en micro-BNC ou micro-BIC et les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, micro-entrepreneurs notamment) ne sont pas concernés. Seuls les EIRL (Entrepreneur individuel à responsabilité limitée) sont soumis à l’obligation de dépôt des comptes sociaux.
Quels documents déposer ?
Les comptes sociaux comportent les documents suivants :
• Comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes
• Rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d’administration ou le directoire)
• Documents portant sur l’affectation du résultat
• Rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu
• Procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise)
• Rapport du conseil de surveillance, s’il s’agit d’une SA à directoire ou une société en commandite par actions
En outre, les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer les documents suivants :
• Comptes consolidés
• Rapport sur la gestion du groupe
• Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés
• Rapport du conseil de surveillance notamment
L’ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.
Les comptes sociaux d’une société n’intègrent pas les comptes de ses filiales.
L’obligation d’établir l’annexe jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants :
• Total de bilan inférieur à 350 000 €
• Chiffre d’affaires net inférieur à 700 000 €
• Emploi de moins de 10 salariés en moyenne
Quand l’entreprise doit elle déposer les comptes sociaux ?
Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l’associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l’exercice.
L’entreprise doit déposer les comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce dans l’un des délai suivants :
• 1 mois après l’approbation des comptes
• Si le dépôt est fait par voie électronique, 2 mois après l’approbation des comptes
Par exemple, dans le cas d’une clôture de l’exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l’année suivante, sauf si le dépôt est effectué
par voie électronique.
En cas de non-dépôt
Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d’une amende de 1500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.
De plus, lorsque les dirigeants d’une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.
En cas de non dépôt des comptes d’une société commerciale agro-alimentaire, le tribunal, saisi par l’Observatoire de la formation des prix et des marges des produits alimentaires, peut fixer une astreinte de 2 % du chiffre d’affaires (HT) journalier moyen par jour de retard.
Comment effectuer le dépôt ?
Les documents requis doivent être déposés, en un seul exemplaire, contre la remise d’un certificat de dépôt, au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé le siège de votre société.
Il est également possible de procéder à un dépôt par voie électronique des documents, sur le portail Internet des greffes des tribunaux de commerce avec transmission électronique du
certificat de dépôt.
NB: À compter du 1er janvier 2023, le dépôt électronique se fera par l’intermédiaire du guichet unique.
2 - Comment opter pour la confidentialité ?
La publication des comptes permet à tout intéressé de prendre connaissance du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable d’une société. Il peut être intéressant de masquer une bonne situation financière ou dans d’autres cas une situation «moins favorable».
Pour les micro-entrepreneurs
L’option de confidentialité des comptes annuels est réservée aux micro-entrepreneurs remplissant au moins 2 des critères suivants :
• Total de bilan de moins de 350 000 €
• Chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €
• Moins de 10 salariés en moyenne
Les micro-entrepreneurs établis sous forme de société coopérative agricole ou d’union de sociétés coopératives agricoles peuvent bénéficier de l’option pour les comptes déposés depuis le 7 août 2016.
L’entrepreneur qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les micro-entreprises.
À réception, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d’une phrase ajoutée dans l’avis inséré au Bodacc. Le greffier délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu’ils ne sont pas communicables aux tiers.
Dès lors, seules les autorités judiciaires et administratives ainsi que la Banque de France y auront accès.
Pour les petites entreprises
Une petite entreprise peut bénéficier de l’option de confidentialité, qui s’applique à ses comptes annuels à condition qu’elle ne dépasse pas au moins 2 des 3 critères suivants :
• Total de bilan de 6 000 000 €
• Chiffre d’affaires net de moins de 12 000 000 €
• Moins de 50 salariés en moyenne
L’entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les petites entreprises.
À réception, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d’une phrase ajoutée dans l’avis inséré au Bodacc. Le greffier délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu’ils ne sont pas communicables aux tiers.
Pour les moyennes entreprises
Une moyenne entreprise peut bénéficier de l’option de publication simplifiée de son compte de résultat (l’actif et la passif restent publics), à condition qu’elle ne dépasse pas au moins 2 des 3
critères suivants :
• Total de bilan de moins de 20 000 000 €
• Chiffre d’affaires net de moins de 40 000 000 €
• Moins de 250 salariés en moyenne
Cette présentation n’a pas à être accompagnée du rapport aux commissaires aux comptes.
Le compte de résultat doit être accompagné d’une déclaration de publication simplifiée des comptes annuels pour les moyennes entreprises.
Mieux vous informer, nous rapprocher de vous et encore mieux vous conseiller.
Nos spécialistes restent à votre écoute.
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